Comunicación Telefónica

Nunha empresa a comunicación telefónica é moi importante pois vai constituir parte da imaxe da empresa ante o exterior.
Por iso e importante coñecer unhas normas básicas de cortesia nas conversas telefónicas.

Para conseguir que a través do teléfono podamos emitir unha boa imaxe da empresa e de nós mesmos, hai unha serie de regras xerais nas conversacións telefónicas que sempre debemos ter en conta:

1. A primeira regra é non abusar do teléfono: o teléfono hai que usalo con moderación, xa que podemos entreter excesivamente á outra persoa e non deixarlle desempeñar as súas tarefas correctamente.
2. Non se debe tutear. Se non coñecemos o suficiente a outra persoa debemos tratala de vostede. Aínda que si se debe chamar ao outro polo seu nome, desa forma conseguimos que estea máis cómodo e que se sinta máis importante.
3. Non se debe gritar ao teléfono: o que a outra parte non estea presente non significa que non nos oia.
4. Non debemos discutir ao teléfono.
5. Hai que sorrir ao teléfono: o sorriso escóitase e fai a voz máis cálida e simpática.
6. Hai que articular e non masticar chicle… e hai que falar lentamente.
7. Hai que escoitar o que o outro nos di e facerlle saber que o escoitamos (“si”, “xa vexo”...)
8. Hai que facer preguntas.
9. Nunca debemos interromper á outra parte: debemos deixalo que fale con tranquilidade e se necesitamos apuntar ou corrixir algo, a non ser que sexa estritamente necesario, debemos facelo cando termine.
10. Hai que anotar, para fixar mellor as ideas e evitar ter que repetir.
11. Non se deben facer nin recibir chamadas persoais no traballo, a non ser que sexa estritamente necesario.
12. O horario das chamadas telefónicas é moi importante: hai uns horarios que é necesario respectar;
13. débese evitar chamar antes das 10 da mañá e despois das 10 da noite. Tampouco se debe chamar a horas de xantar (de 2 a 4, máis ou menos).
14. Nunca debemos asumir a total responsabilidade de solucionar algo que non estea ao noso alcance.
15. Deixar de facer calquera outra cousa que esteamos a facer e centrarnos na conversa telefónica.

Lee agora o seguinte documento http://www.protocolo.org/social/conversar_hablar/hablar_por_telefono_el_telefono_y_la_empresa.html e comenta esta entrada mencionando os 5 aspectos que para tí son básicos en toda conversa telefónica.

Sabemos que dentro dunha comunicación telefónica temos que:

• Recibir chamadas
• Emitir chamadas
• Atender queixas e reclamacións