Na recepción dunha visita, podemos distinguir varias fases:
- Identificación: da persoa que recibe, do visitante e da persoa ou persoas ás que vén visitar, así como o motivo da visita. Temos que lembrar que unha norma de protocolo moi importante é que sempre nos debemos levantar da nosa cadeira para saudar e recibir á visita.
- Acollida: non debemos deixar a visita de pé ata que a reciban, debemos levala a unha sala de espera e facer o posible para que estea cómoda. Farémola convidándoa a sentar, preguntándolle se necesita algo e poñéndonos á súa disposición.
A zona onde a levemos para esperar debe ser cómoda e estar ben acondicionada, podémoslle deixar algo de lectura (xornais, revistas especializadas…). Se vai estar certo tempo esperando podémoslle ofrecer unha bebida.
Hai que intentar que o tempo de espera non supere os 10 ou 15 minutos, xa que máis tempo considérase como unha falta de respecto. Se pensamos que se vai a tardar máis debemos pedirlle desculpas e propoñerlle que volva outro día (a visita pode aceptar ou non). - Xestión: como xa diciamos anteriormente, a persoa que atende a visita debe intentar que o visitante se sinta cómodo. Para iso debe:
- Presentarse, saudar, ofrecerlle asento…
- Informala en todo momento da situación: o tempo estimado que vai tardar a persoa que o vai a atender, que está a facer para non poder atendela…
- Debemos tratala con respecto e cortesía.
- Despedida: é o último momento da atención que ofreceremos á visita. Esta fase, non por ser a última é menos importante, e debemos seguir actuando con cortesía. Para iso sempre debemos agradecer a visita e facerlle sentir que non nos molestou. Debemos despedirnos e acompañar a visita ata a porta ou ata o ascensor.
